Doanh nghiệp nào cũng đều biết câu: “Khách hàng luôn đúng!”, nhưng ai cũng biết rằng thực tế không đơn giản như thế.Đặc biệt, với những doanh nghiệp sản phẩm là những dịch vụ về tinh thần hay hữu hình, nghệ thuật giữ chân khách hàng và giúp họ cảm thấy hạnh phúc là một trải nghiệm vô cùng gian nan và đôi khi rất khó chịu.

Tình huống càng trở nên khó xử hơn trước những thử thách mang tên “mạng xã hội” – nơi bất kỳ một khách hàng “bất mãn” nào cũng có thể bày tỏ tâm sự của mình trên các diễn đàn, từ đó đưa ý kiến tiêu cực của họ lan tỏa rộng hơn và nhanh hơn.

Vậy làm thế nào để một doanh nghiệp giúp khách hàng luôn trong trạng thái “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi?”.

Câu trả lời hết sức đơn giản: cá nhân hóa dịch vụ săn sóc khách hàng. Vì một doanh nghiệp hoạt động trong thời đại công ghệ số không có nghĩa rằng mọi thứ buộc phải tự động hóa!

Sau đây là những việc làm giúp doanh nghiệp duy trì sự hạnh phúc của khách hàng ở mức độ cao nhất.

1.Đừng dừng lại ở việc tỏ ra thân thiện. Hãy là một người bạn.

Hãy thể hiện phong cách riêng của bạn và trao đổi với khách hàng. Hãy dành tất cả thời gian bạn có để tạo ra tiếng nói của riêng mình khi thiết kế logo và font thương hiệu, cũng như khi xây dựng các nguồn lực marketing. Tại sao không áp dụng suy nghĩ này vào dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn nhỉ?

Mọi tương tác đều được bạn  tiếp nhận một cách nhanh chóng và khá thân thiện. Không chỉ dừng lại ở những yêu cầu từ phía người dùng, hãy coi mỗi lần tương tác là một cơ hội hiểu khách hàng, nắm được tình trạng sử dụng và từ đó có các giải pháp để người dùng phát triển được một cách hiệu quả nhất.

Trong tương tác với khách hàng, bạn nên  luôn đặt mình vào hoàn cảnh trực tiếp sẽ cư xử thế nào khi gặp một người đang cần giúp đỡ, chứ không phải là những email tự động và thiếu cảm xúc.

Một trong những cách thức giao tiếp tồi tệ nhất với khách hàng chính là một email đi cùng những ngôn từ tẻ nhạt và đúng khuôn mẫu. Người đọc sẽ có cảm giác họ cũng chỉ là một số hàng triệu người khác được nhận email.

Ngoài ra, khi email đến khách hàng, hãy tự hỏi mình sẽ viết gì cho một người bạn thân khi họ cần được giúp đỡ.

2.Nghệ thuật “câu giờ”

Một tình huống rất quen thuộc: một khách hàng cần sự giúp đỡ và đang than phiền rất lớn tiếng. Cần nỗ lực giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt để họ hài lòng ra đi, nhưng thực tế là người phụ trách cần nhiều thời gian hơn rất nhiều để xử lý. Khi ấy, bạn sẽ làm gì?

Thay vì không trả lời ngay cho khách hàng đó vì quả thực hiện tại bạn không hề có phương án giải quyết nào trong tay, hãy dành ra đôi phút email đến họ lời xin lỗi và nhấn mạnh rằng doanh nghiệp đang nỗ lực hết mình để giúp họ xử lý tình huống.

Ai bắt bạn buộc phải hoàn thành mọi thứ chỉ với một email? Hãy tránh câu trả lời chung chung, sử dụng tên khách hàng và cảm ơn họ vì đang giúp doanh nghiệp lưu tâm hơn đến vấn đề cần phải giải quyết.

Xây dựng một mối quan hệ để mọi khách hàng thấy rằng họ được đối xử như một cá nhân quan trọng thật sự sẽ mang đến những lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Thường xuyên để mắt đến từng khách hàng, chân thật với họ nếu buộc phải có sự chậm trễ hoặc trì hoãn. Vì xét cho cùng thương hiệu của doanh nghiệp cũng sẽ là một cá nhân, một người bạn trong mắt khách hàng.

3.Nguyên tắc số 5

 Đôi khi bạn sẽ gặp phải một khách hàng vô lý, người sẽ khiến bạn mất bình tĩnh và trở nên chủ quan. Con người có phản ứng chiến đấu hoặc chạy trốn. Khi họ cảm thấy bị dồn ép hay tấn công, họ sẽ đưa ra những quyết định liều lĩnh.

Trong thế giới dịch vụ khách hàng, quyết định liều lĩnh đôi khi có thể khiến bạn gửi những email tức giận, phòng thủ mà gần như ngay sau đó bạn sẽ cảm thấy hối hận. Khi tôi thấy mình là nạn nhân của một email cay độc, tôi sẽ nghĩ đến con số 5: Đôi khi nó có nghĩa là nghỉ ngơi trong vòng năm phút. Vào khi khác, nó có nghĩa là trả lời năm email khác trước khi quay lại quyết định phản ứng. Nguyên tắc Con Số 5 cho phép bạn thoát ra và rồi quay lại với nhiệm vụ dịch vụ khách hàng của mình khi nắm tay bạn không còn giơ lên và chuẩn bị chạy trốn.

Dịch vụ khách hàng giàu tình người có một hạt nhân triết học: Làm người nghĩa là phạm sai lầm. Hãy chấp nhận sự thật đó. Sẽ có những sự cố kỹ thuật, những hỏng hóc website, những code nhầm lẫn và những khách hàng vô lý. Sự khác biệt nằm ở chính cách bạn giải quyết chúng.

Ta rất dễ hoảng hốt khi những lời phàn nàn nổi lên và những email tức giận bắt đầu kéo đến. Và thậm chí nó còn cho phép cảm xúc dễ dàng chiếm quyền chi phối, rồi bạn trở nên khó chịu và phòng thủ trong quá trình hỗ trợ. Khiến phản ứng của bạn có tình người nghĩa là thừa nhận vấn đề với thái độ khiêm tốn và có thể cả một chút hài hước nữa. Dù nó có nghĩa là gửi một cái email, cập nhật trên các phương tiện truyền thông của công ty hay trả lời từng lời phàn nàn cá nhân, thì một thái độ giàu tình người có thể tạo ra sự khác biệt. Tóm lại, đằng sau mỗi màn hình máy tính là một con người.

Lý tưởng là 95% thời gian, các khách hàng của bạn cảm thấy hài lòng và sẵn sàng tiếp tục sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn. Nhưng khi 5% trường hợp còn lại xảy ra, bạn sẽ cảm thấy vui vì đã xây dựng được một mối quan hệ bền chặt với khách hàng, từ đó bạn có thể giữ họ trên con thuyền của bạn, kể cả khi sóng to gió lớn. Không có hai công ty nào hoàn toàn giống nhau, nhưng những tập quán tốt đẹp nhất có thể được áp dụng dù bạn là một công ty lớn mạnh và có uy tín, hay một startup công nghệ non trẻ.

Nguyên tắc số 5 này giúp bạn tức thì thả lỏng bản thân, giải tỏa sự dồn ép quá mức và trở lại khi thật sự sẵn sàng đối phó với tình huống một cách tích cực nhất.

                           Chúc các bạn luôn có những chiến dịch chăm sóc khách hàng thành công