Bạn đã từng mất toàn bộ tin nhắn Zalo quan trọng vì thiết bị hỏng hoặc nhân viên nghỉ việc? Nếu vậy, bạn sẽ muốn biết zCloud là gì – một công cụ giúp doanh nghiệp sao lưu và bảo vệ dữ liệu Zalo một cách tự động và an toàn.
>>> Xem thêm: Dịch Vụ Zalo OA Uy Tín Chuẩn 5 Sao Cho Doanh Nghiệp
1. ZCoud là gì?
Từ lâu Zalo không còn chỉ là ứng dụng nhắn tin cá nhân, mà đã trở thành kênh giao tiếp chính giữa nhiều doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và nội bộ. Việc đảm bảo các cuộc hội thoại, lịch sử giao dịch, hình ảnh, tài liệu... được lưu trữ đầy đủ là yếu tố sống còn đối với nhiều doanh nghiệp.
zCloud Zalo là một nền tảng lưu trữ đám mây chuyên biệt, được thiết kế nhằm sao lưu và bảo vệ toàn bộ dữ liệu trò chuyện trên Zalo một cách tự động, an toàn và liên tục. Đối với doanh nghiệp, đây là một giải pháp không chỉ đơn thuần giúp lưu trữ dữ liệu mà còn là công cụ quản lý, truy xuất và phục hồi thông tin một cách hiệu quả trong mọi tình huống.
Nguồn ảnh: website zcloud
Giả sử bạn là chủ một doanh nghiệp kinh doanh nội thất, và nhân viên kinh doanh của bạn trao đổi liên tục với khách hàng qua Zalo – bao gồm cả báo giá, hình ảnh sản phẩm, điều kiện giao hàng…Nếu một ngày nhân viên nghỉ việc đột ngột hoặc mất điện thoại – toàn bộ dữ liệu trò chuyện sẽ mất nếu không có zCloud. Nhưng nếu sử dụng zCloud, bạn có thể: Truy xuất lại toàn bộ lịch sử trao đổi từ hệ thống, giao lại khách hàng cho nhân sự mới mà không mất dữ liệu, đảm bảo liên tục chăm sóc khách hàng...
2. Cách hoạt động và tính năng nổi bật của zCloud là gì?
2.1 zCloud hoạt động như thế nào?
zCloud hoạt động dựa trên cơ chế tự động sao lưu định kỳ, có thể hàng ngày hoặc theo lịch mà người dùng thiết lập. Một khi được kích hoạt, zCloud sẽ sao lưu toàn bộ nội dung tin nhắn, hình ảnh, tệp đính kèm từ Zalo về hệ thống lưu trữ. Mã hóa và bảo mật dữ liệu tuyệt đối, giúp tránh rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép. Phân quyền người dùng, đảm bảo chỉ người được cấp quyền mới có thể truy xuất dữ liệu. Khôi phục dữ liệu dễ dàng chỉ với vài thao tác – từ một tin nhắn đến toàn bộ cuộc trò chuyện.
>>> Xem thêm: Cách Gửi Tin Nhắn Hàng Loạt Trên Zalo Nhanh Chóng
2.2 Các tính năng nổi bật của zCloud
Lưu trữ hoàn toàn tự động – Xóa tan gánh nặng sao lưu thủ công
Một trong những điểm mạnh lớn nhất của zCloud là khả năng tự động sao lưu toàn bộ nội dung trò chuyện Zalo mà không cần thao tác thủ công từ người dùng.
- Tự động cập nhật dữ liệu: Tin nhắn, hình ảnh, video, và tài liệu gửi/nhận sẽ được hệ thống đẩy lên đám mây mà không cần bạn phải sao chép hay tải về thủ công.
- Tối ưu quy trình IT: Đội ngũ kỹ thuật nội bộ không còn phải lo lắng triển khai hệ thống lưu trữ riêng cho từng thiết bị hay nhân sự.
Ví dụ với một công ty logistics, mỗi nhân viên giao nhận sử dụng Zalo để xác nhận đơn hàng và nhận chữ ký điện tử từ khách hàng. zCloud sẽ tự động lưu các hình ảnh ký nhận đó lên hệ thống, tạo ra bằng chứng đầy đủ cho các yêu cầu vận đơn – không cần nhân sự thao tác gì thêm.
Tìm lại dữ liệu dễ dàng – Không còn lo hết hạn file hay mất dữ liệu
Thông thường, dữ liệu đa phương tiện trên Zalo (như hình ảnh, video, file...) có thể bị xóa sau thời gian dài không truy cập. Tuy nhiên, khi dùng zCloud, mọi tệp tin đều được lưu trữ nguyên trạng trên hệ thống, không giới hạn thời gian lưu trữ, giúp bạn dễ dàng tìm lại bất kỳ thông tin nào, ngay cả khi cuộc trò chuyện đã kết thúc từ lâu.
Giải phóng dung lượng thiết bị – Tư vấn thoải mái, không lo đầy máy
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì nhân viên sử dụng điện thoại cũ, bộ nhớ giới hạn. Tin nhắn, hình ảnh và video khách hàng chiếm hàng GB dữ liệu trên Zalo…Với zCloud, dữ liệu sẽ được tự động đẩy lên nền tảng đám mây, và xóa khỏi thiết bị nếu cần thiết. Giải phóng bộ nhớ cho điện thoại mà không mất thông tin. Giúp nhân viên có thể tư vấn, gửi file, trò chuyện mà không bị báo “hết dung lượng”.
3. Sự khác biệt giữa zCloud và Cloud của tôi
Nhiều người dùng Zalo thường nhầm lẫn hoặc chưa hiểu sự khác biệt giữa hai khái niệm “zCloud” và “Cloud của tôi”. Tuy nhiên, với doanh nghiệp, việc hiểu đúng bản chất và vai trò của từng công cụ là cực kỳ quan trọng để có thể đảm bảo an toàn dữ liệu dài hạn, lựa chọn đúng giải pháp quản lý thông tin tập trung, tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng và lưu trữ giao dịch.
3.1 “Cloud của tôi” – Tính năng lưu trữ cá nhân, tạm thời
“Cloud của tôi” là một tiện ích mặc định trên Zalo, cho phép người dùng gửi các tệp tin, hình ảnh, ghi chú cho chính mình để sử dụng hoặc truy cập lại sau này. Nó thường mang tính chất nháp, ghi nhớ cá nhân, không được mã hóa chuyên biệt hay tự động sao lưu ngoài phạm vi ứng dụng Zalo.
Hạn chế cho doanh nghiệp:
- Không hỗ trợ sao lưu toàn bộ dữ liệu trò chuyện với khách hàng/đối tác.
- Không có khả năng quản lý tập trung hay phân quyền.
- Dễ bị mất dữ liệu nếu tài khoản bị sự cố hoặc thiết bị gặp vấn đề.
>>> Xem thêm: Tin Giao Dịch Zalo OA – Tăng Tốc Phản Hồi, Giảm Thắc Mắc Về Đơn Hàng
3.2 zCloud – Hệ thống sao lưu thông minh, tự động và toàn diện
Ngược lại, zCloud là dịch vụ lưu trữ dữ liệu Zalo mang tính hệ thống, được thiết kế riêng biệt để giải quyết bài toán lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cho người dùng – đặc biệt là doanh nghiệp với những đặc điểm nổi bật đã được nêu ở trên.
Ví dụ minh họa: Một công ty tư vấn luật sử dụng Zalo để trao đổi hồ sơ pháp lý với khách hàng, nếu chỉ lưu vào “Cloud của tôi”, dữ liệu sẽ không được phân quyền hay phục hồi khi có sự cố. Nhưng khi dùng zCloud, tất cả các cuộc trao đổi đều được lưu trữ tập trung và bảo mật tuyệt đối, giúp công ty an tâm khi xử lý các vụ việc kéo dài hàng năm.
4. Doanh nghiệp nào cần zCloud?
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều phải dùng zCloud, nhưng trong bối cảnh Zalo đang trở thành kênh giao tiếp phổ biến nhất giữa khách hàng và doanh nghiệp tại Việt Nam, thì một số nhóm ngành, mô hình vận hành và tình huống cụ thể rất cần thiết phải triển khai zCloud để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn, dữ liệu không bị mất và khách hàng luôn được phục vụ liền mạch.
Doanh nghiệp sử dụng Zalo làm kênh CSKH hoặc bán hàng chính
Nếu bạn đang dùng Zalo để chăm sóc khách hàng, gửi báo giá, ảnh sản phẩm, tư vấn, chốt đơn hàng và xác nhận thanh toán qua Zalo…zCloud sẽ giúp lưu lại toàn bộ thông tin giao dịch, lịch sử tư vấn, nội dung khách hàng phản hồi…
Từ đó tránh mất thông tin khi nhân viên rời công ty. Đảm bảo quy trình chăm sóc liền mạch. Truy xuất lại lịch sử giao dịch khi cần giải quyết khiếu nại.
Ví dụ: Các doanh nghiệp thương mại điện tử, chuỗi cửa hàng online, mỹ phẩm, thời trang…
Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên di động: sales, giao hàng, kỹ thuật
Các nhân viên hoạt động bên ngoài văn phòng thường dùng điện thoại cá nhân để trao đổi thông tin với khách qua Zalo như xác nhận đơn hàng, tình trạng hàng hóa, gửi hình ảnh thực tế, phiếu giao hàng, báo cáo tiến độ thi công, lắp đặt…
zCloud sẽ giúp doanh nghiệp nắm được toàn bộ nội dung này dù thiết bị gặp sự cố, thất lạc hoặc bị thay đổi.
Ví dụ: Doanh nghiệp logistics, xây dựng, bảo trì thiết bị, lắp đặt Internet, điện máy...
Doanh nghiệp có nhiều nhân viên, thường xuyên thay đổi nhân sự
Khi công ty phát triển, việc tuyển dụng và thay thế nhân viên là điều bình thường. Tuy nhiên có thể gây mất dữ liệu trò chuyện khi nhân viên cũ nghỉ việ, không thể bàn giao lại khách hàng và nội dung tư vấn.
zCloud đảm bảo dữ liệu Zalo luôn được lưu trữ trung tâm, có thể truy cập theo phân quyền, giúp quản lý, trích xuất dữ liệu khi cần. Phân phối lại khách hàng cho nhân viên mới. Đảm bảo không gián đoạn dịch vụ.
Ví dụ: Trung tâm tư vấn du học, công ty bảo hiểm, ngân hàng, doanh nghiệp BPO.
Doanh nghiệp xử lý thông tin nhạy cảm hoặc tài liệu pháp lý qua Zalo
Nếu Zalo được dùng để gửi hồ sơ dự án, bản vẽ kỹ thuật, tài liệu pháp lý. Trao đổi hợp đồng, điều khoản, chứng từ thanh toán…zCloud sẽ đóng vai trò như kho dữ liệu bảo mật, chống mất mát, đảm bảo có thể truy xuất và chứng minh thông tin khi cần.
Ví dụ: Công ty luật, bất động sản, kiến trúc, tài chính kế toán, đầu tư…
Doanh nghiệp muốn nâng cao quản lý và giám sát đội ngũ chăm sóc khách hàng
Một số doanh nghiệp muốn kiểm soát: Nhân viên có làm việc đúng quy trình không? Thái độ tư vấn có phù hợp không? Có bỏ sót khách hàng hay không?
zCloud sẽ cho phép lưu giữ và phân tích toàn bộ nội dung chat, hỗ trợ xây dựng quy trình giám sát – đánh giá KPI minh bạch và hiệu quả.
Ví dụ: Trung tâm call center, dịch vụ chăm sóc khách hàng đa kênh, công ty marketing, agency...
5. Những thắc mắc thường gặp về zCloud
Những người khác có thể xem dữ liệu lưu trên zCloud của tôi không?
Câu trả lời là không. Dữ liệu lưu trữ trên zCloud chỉ chủ sở hữu tài khoản mới có quyền truy cập. Người khác muốn sử dụng zCloud cần đăng ký tài khoản riêng và dữ liệu của họ sẽ được lưu trữ riêng biệt. zCloud không cho phép truy cập chéo hoặc chia sẻ nội dung trừ khi bạn cung cấp quyền truy cập cụ thể hoặc xuất dữ liệu ra ngoài hệ thống. Dữ liệu khách hàng, trao đổi kinh doanh và tài liệu nội bộ sẽ được bảo mật tuyệt đối, ngay cả khi có sự cố nhân sự.
Dữ liệu có bị mất sau khi zCloud hết hạn không?
zCloud có chính sách rõ ràng về lưu trữ sau khi hết hạn:
- Nếu bạn không gia hạn dịch vụ, hệ thống sẽ ngừng lưu dữ liệu media mới (ảnh, video, file, tin nhắn thoại).
- Dữ liệu đã lưu trước đó sẽ được giữ lại trong 30 ngày để bạn có thời gian tải xuống hoặc gia hạn.
- Sau 30 ngày, nếu không có hành động nào, hệ thống sẽ tự động xóa dữ liệu vĩnh viễn.
Loại dữ liệu có thể lưu trữ trên zCloud
Để sử dụng zCloud hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các loại dữ liệu có thể được lưu trữ và những giới hạn cụ thể.
Dữ liệu được zCloud lưu trữ gồm: Tin nhắn văn bản. Ảnh, video. File tài liệu (PDF, Word, Excel, v.v.). Tin nhắn thoại
Cơ chế hoạt động: Dữ liệu mới kể từ khi kích hoạt zCloud sẽ được sao lưu tự động lên hệ thống. Dữ liệu cũ trên thiết bị sẽ cần thời gian để đồng bộ lên zCloud sau khi thiết lập. Dữ liệu đã xóa trước khi đăng ký zCloud sẽ không thể phục hồi – vì không còn tồn tại trong hệ thống nguồn để sao lưu.
Giờ đây, doanh nghiệp đã hiểu rõ zCloud là gì và vì sao nó là lựa chọn tối ưu cho việc lưu trữ và bảo vệ dữ liệu Zalo. Đừng để mất mát dữ liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh – hãy chủ động triển khai zCloud ngay hôm nay để đảm bảo an toàn thông tin và hiệu suất vận hành vượt trội.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:
Website: https://esms.vn/
Hotline: 0901 888 484
Email: cs@vihatgroup.com
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT
Trụ sở: 140 - 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
Chi Nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy.
Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
