Trong khi các nhóm chat tự phát thường khó kiểm soát thông tin và dễ thất thoát khách hàng, doanh nghiệp đang dần chuyển sang mô hình nhóm có kiểm soát – nơi họ là người quản lý nội dung và dữ liệu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn quản lý nhóm GMF là gì, vì sao nó quan trọng và cách vận hành sao cho hiệu quả.
>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Xây Kênh Zalo Bán Hàng Hiệu Quả
1. Quản lý nhóm GMF là gì?
Quản lý nhóm GMF (Group Management Feature) là tính năng cho phép doanh nghiệp tạo và kiểm soát các nhóm chat trực tiếp từ tài khoản OA (Official Account). Thay vì để khách hàng tự lập nhóm hoặc để nhóm hoạt động tự do, GMF giúp doanh nghiệp chủ động quản lý nội dung, thành viên và quyền kiểm soát thông tin trong nhóm.
Mục đích chính của nhóm GMF là giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin chính thức đến đúng khách hàng mục tiêu, tăng nhận diện thương hiệu và xây dựng cộng đồng trung thành. Doanh nghiệp có thể dùng GMF để chia sẻ chương trình khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm mới, hoặc chăm sóc nhóm khách hàng VIP theo từng chiến dịch.
Điểm mạnh nhất của GMF là giúp doanh nghiệp bảo vệ “tài sản” của mình – bao gồm nội dung truyền thông, danh sách khách hàng và dữ liệu tương tác – tránh thất thoát hoặc bị bên thứ ba khai thác.
Nói đơn giản, GMF là cách để doanh nghiệp chủ động giao tiếp, nuôi dưỡng và giữ chân khách hàng ngay trong một nhóm chat được quản lý chặt chẽ, hiệu quả và an toàn hơn.
2. Đặc điểm của quản lý nhóm GMF là gì?
Tính năng Quản lý nhóm GMF được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp đang sử dụng gói OA Nâng cao hoặc Premium – hai gói dịch vụ dành cho các thương hiệu cần mức độ tương tác và quản trị cao hơn trong hệ sinh thái Zalo OA.
>>> Xem thêm: Cách Live Stream Zalo Mới Nhất 2025
Điểm đáng chú ý là GMF không phải một loại nhóm duy nhất, mà được chia thành 4 cấp độ theo số lượng thành viên: GMF-10, GMF-50, GMF-100, GMF-1000.
Mỗi loại phù hợp với một mục tiêu cụ thể – từ chăm sóc nhóm khách hàng nhỏ, nhóm VIP riêng lẻ cho đến việc triển khai chiến dịch với quy mô lớn, hàng trăm hay hàng nghìn khách hàng cùng lúc.
Nguồn ảnh: website Zalo OA
Khi doanh nghiệp đăng ký gói OA nâng cao hoặc premium, hệ thống sẽ cấp sẵn một số lượng nhóm GMF nhất định. Điều này giúp doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai ngay mà không cần mua thêm nếu quy mô vẫn trong giới hạn gói.
Tuy nhiên, nếu nhu cầu mở rộng – ví dụ như bạn muốn chia nhóm theo khu vực, sản phẩm, hành vi tiêu dùng hoặc tăng số lượng nhóm theo chiến dịch marketing – thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể mua thêm nhóm GMF tùy theo nhu cầu thực tế.
Hiện tại có hai cách để mua thêm nhóm:
- Qua giao diện OA Manager – phù hợp với thao tác thủ công.
- Qua OpenAPI – phù hợp với doanh nghiệp có hệ thống riêng và muốn tích hợp, tự động hóa quy trình mua, tạo và quản lý nhóm.
Nói cách khác, GMF được thiết kế rất linh hoạt để đáp ứng từ nhu cầu cơ bản đến quy mô vận hành lớn, giúp doanh nghiệp quản lý và khai thác nhóm chat như một kênh CSKH và marketing chủ động, có kiểm soát và dễ mở rộng.
3. Hướng dẫn tạo và quản lý GMF qua OA Manager
Để tạo và quản lý nhóm chat GMF, người thao tác cần có quyền Quản trị viên trong tài khoản OA doanh nghiệp.
3.1 Cách tạo nhóm chat GMF
Các bước thực hiện đơn giản như sau:
- Truy cập mục “Chat” trong OA Manager hoặc vào trực tiếp qua link: https://oa.zalo.me/chatv2
- Nhấn vào biểu tượng “Tạo nhóm” ở góc giao diện.
- Chọn loại nhóm muốn tạo (GMF-10, 50, 100 hoặc 1000). Nếu chưa có sẵn nhóm tương ứng, bạn có thể nhấn “Mua thêm”.
- Đặt tên nhóm, thêm thành viên (nếu cần), sau đó chọn “Tạo nhóm” để hoàn tất.
Nguồn ảnh: website Zalo OA
Sau khi tạo, bạn có thể theo dõi, cập nhật, thêm/bớt thành viên hoặc gửi thông tin chính thức đến khách hàng ngay trong nhóm đã tạo.
>>> Xem thêm: Cách Gửi Tin Nhắn Hàng Loạt Trên Zalo Nhanh Chóng
3.2 Thanh toán gói GMF
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tạo thêm nhóm GMF ngoài số lượng có sẵn theo gói OA, bạn có thể mua thêm nhóm trực tiếp trên OA Manager. Tuy nhiên, để thanh toán được, OA của doanh nghiệp cần liên kết với tài khoản ZCA (Zalo Cloud Account) – đây là tài khoản thanh toán chính thức cho các dịch vụ OA. Người thực hiện thao tác mua nhóm cần đồng thời có hai vai trò: Là Quản trị viên của OA, và là Quản trị viên hoặc Biên tập viên của tài khoản ZCA liên kết.
Các bước mua thêm nhóm GMF như sau:
- Truy cập mục Chat trên OA Manager hoặc truy cập trực tiếp tại: https://oa.zalo.me/chatv2
- Nhấn vào biểu tượng Tạo nhóm.
- Chọn loại nhóm GMF bạn muốn mua thêm (GMF-10, GMF-50, v.v.).
- Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về nhóm và số tiền cần thanh toán → Kiểm tra kỹ thông tin.
- Nhấn “Thanh toán ngay” để hoàn tất.
Sau khi thanh toán thành công, nhóm sẽ được kích hoạt và bạn có thể sử dụng ngay để tạo mới hoặc mở rộng chiến dịch tương tác với khách hàng.
3.3 Quản lý nhóm chat
Tính năng Quản lý nhóm GMF không chỉ cho phép doanh nghiệp tạo và triển khai nhóm chat, mà còn giúp kiểm soát toàn diện mọi hoạt động trong nhóm – từ cách tương tác, quản lý thành viên, đến các thiết lập nâng cao.
Tương tác trong nhóm chat
Đối với các nhóm GMF được cấp sẵn trong gói OA Nâng cao hoặc Premium, doanh nghiệp không phát sinh thêm chi phí duy trì hay gửi tin nhắn vào nhóm trong suốt thời gian gói dịch vụ còn hiệu lực.
OA (Official Account) luôn đóng vai trò trưởng nhóm, nên có toàn quyền gửi tin nhắn, cập nhật nội dung, thông báo hoặc khởi xướng tương tác. Việc cho phép thành viên trong nhóm nhắn tin hay không sẽ phụ thuộc vào thiết lập quyền do doanh nghiệp quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt điều tiết nội dung và mức độ tương tác trong từng nhóm, tùy theo mục tiêu sử dụng.
Quản lý thành viên
Mời thành viên tham gia nhóm
Doanh nghiệp có thể mời khách hàng tham gia nhóm bằng hai cách:
- Qua đường link nhóm: Ai có đường link đều có thể gửi yêu cầu tham gia. Tuy nhiên, yêu cầu sẽ cần được trưởng nhóm hoặc phó nhóm phê duyệt trước khi người dùng chính thức được thêm vào.
- Qua OA Manager: Cách này áp dụng cho những người dùng đã quan tâm OA. Khi được mời, người dùng chỉ cần xác nhận là sẽ tự động tham gia nhóm, không cần duyệt. Cách này phù hợp khi doanh nghiệp muốn chủ động xây dựng nhóm riêng theo danh sách khách hàng đã xác định trước.
Quản lý danh sách thành viên
Quản trị viên OA có thể thêm phó nhóm để hỗ trợ điều hành và xóa thành viên khỏi nhóm khi cần thiết. Việc phân quyền rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát nhóm hiệu quả hơn, tránh lạm quyền và đảm bảo trải nghiệm khách hàng trong nhóm không bị ảnh hưởng tiêu cực.
>>> Xem thêm: Dịch Vụ MMS Là Gì? Cách Gửi Tin Nhắn Đa Phương Tiện Siêu Đơn Giản
Quản lý nâng cao
Cài đặt quyền tương tác và phê duyệt
Chỉ các tài khoản được phân quyền “Quản trị viên”, “Soạn nội dung” hoặc “Chăm sóc khách hàng (CSKH)” mới có thể chỉnh sửa các cài đặt nâng cao của nhóm như:
- Cho phép hoặc tắt quyền nhắn tin của tất cả thành viên.
- Bật/tắt chế độ phê duyệt thành viên mới.
- Cho phép thành viên mới xem lại tin nhắn gần nhất trong nhóm.
- Bật/tắt chế độ tham gia nhóm bằng link.
Những tùy chọn này giúp doanh nghiệp tùy biến nhóm theo từng mục tiêu sử dụng – từ hỗ trợ kỹ thuật, truyền thông sản phẩm đến chăm sóc nhóm khách hàng VIP.
Rời nhóm và giải tán nhóm
OA (doanh nghiệp) không thể tự rời khỏi nhóm – vì OA chính là người tạo và vận hành nhóm đó. Trong trường hợp không còn nhu cầu sử dụng, Quản trị viên có thể thực hiện thao tác “Giải tán nhóm”. Hành động này đồng nghĩa với việc:
- Xóa toàn bộ thành viên trong nhóm.
- Xóa toàn bộ lịch sử cuộc trò chuyện.
- Dữ liệu không thể khôi phục lại sau khi giải tán.
Lưu ý: Hành động giải tán là không thể hoàn tác, vì vậy doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi thực hiện.
Quản lý dịch vụ nhóm GMF
Trong phần quản lý dịch vụ, OA có thể theo dõi các thông tin quan trọng như: Tên gói dịch vụ đang sử dụng. Số lượng nhóm GMF đã tạo và số thành viên tối đa mỗi nhóm.Nếu nhóm đã hết hạn, quản trị viên cần chủ động gia hạn để tiếp tục sử dụng.
Lưu ý: Tất cả các nhóm GMF sẽ tự động bị giải tán sau 45 ngày tính từ ngày hết hạn. Việc này đồng nghĩa với mất toàn bộ dữ liệu nhóm và lịch sử tin nhắn, vì vậy việc theo dõi thời hạn và chủ động gia hạn là rất quan trọng để duy trì hoạt động ổn định.
Kết luận
Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể hiểu hơn quản lý nhóm GMF là gì, cũng như cách tạo, vận hành và khai thác nhóm chat một cách hiệu quả trong hệ thống Zalo OA. Khi được sử dụng đúng cách, GMF không chỉ là công cụ giao tiếp, mà còn là nền tảng xây dựng cộng đồng khách hàng bền vững và tối ưu chi phí CSKH.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:
Website: https://esms.vn/
Hotline: 0901 888 484
Email: cs@vihatgroup.com
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT
Trụ sở: 140 - 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
Chi Nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy.
Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.
