Khách quên thanh toán, quên lịch hẹn, để hợp đồng hết hạn, để hàng ở bưu cục không nhận: mỗi lần quên là doanh nghiệp mất tiền và mất công. Một tin nhắn nhắc nhở đúng lúc, đúng giọng giải quyết phần lớn những lần quên đó. Bài viết tổng hợp hơn 60 mẫu tin nhắn nhắc nhở khách hàng theo 7 tình huống thường gặp, nguyên tắc viết để khách không thấy bị làm phiền, thời điểm gửi theo từng loại và cách tự động hoá để không phải nhắc tay.

Mẫu tin nhắn nhắc nhở khách hàng là gì? Là những tin nhắn ngắn được soạn sẵn để nhắc khách hàng về một việc có thời hạn: thanh toán, lịch hẹn, gia hạn dịch vụ, nhận hàng, hoàn tất đơn, bảo hành. Tin nhắc nhở thuộc nhóm tin chăm sóc khách hàng, gửi cho khách đã có giao dịch, thường qua SMS Brandname hoặc Zalo ZNS và được kích hoạt tự động theo sự kiện từ phần mềm quản lý. Một tin nhắc tốt có tên khách, nội dung việc cần làm, thời hạn và một cách hành động ngay.

Tóm tắt nhanh

Mục lục

1. 5 nguyên tắc viết tin nhắn nhắc nhở không gây khó chịu
2. Mẫu nhắc thanh toán, nhắc nợ
3. Mẫu nhắc lịch hẹn, lịch khám
4. Mẫu nhắc gia hạn dịch vụ, hợp đồng
5. Mẫu nhắc nhận hàng, hoàn tất đơn
6. Mẫu nhắc bảo hành, bảo dưỡng
7. Mẫu nhắc lịch cho spa, thẩm mỹ, nha khoa
8. Thời điểm gửi và cách tự động hoá
9. Câu hỏi thường gặp

1. 5 nguyên tắc viết tin nhắn nhắc nhở không gây khó chịu

• Nói rõ việc và thời hạn ngay câu đầu: "Lịch khám 9h00 ngày 25/09" thay vì mở đầu bằng lời chào dài.
• Có tên khách và tên thương hiệu: khách biết ai nhắc và nhắc ai.
• Cho cách làm ngay: link thanh toán, nút xác nhận, số hotline đổi lịch.
• Giọng hỗ trợ, không đòi: "để không gián đoạn dịch vụ" thay vì "nếu không sẽ bị cắt".
• Không nhắc quá 2 lần cho một việc: lần 1 trước hạn, lần 2 đúng hạn; sau đó chuyển sang gọi điện.

2. Mẫu nhắc thanh toán, nhắc nợ

• "[BRAND] nhắc anh/chị [Tên]: hoá đơn [số] số tiền [tiền] đến hạn ngày [ngày]. Thanh toán tại [link] hoặc CK [STK]. Hotline [SĐT]."
• "[BRAND]: Còn 3 ngày đến hạn thanh toán [dịch vụ] tháng [tháng] của anh/chị [Tên]. Thanh toán sớm để không gián đoạn dịch vụ ạ."
• "[BRAND] xin nhắc hôm nay [ngày] là hạn thanh toán hoá đơn [số] ([tiền]). Anh/chị đã thanh toán vui lòng bỏ qua tin này."
• "[BRAND]: Khoản [tiền] của anh/chị [Tên] đã quá hạn [x] ngày. Vui lòng thanh toán trước [ngày] để tránh phí trễ hạn. Cần hỗ trợ gọi [SĐT]."
• "[Trường] nhắc phụ huynh [Tên]: học phí tháng [tháng] của bé [Tên bé] đến hạn [ngày]. Nộp tại [link] hoặc văn phòng trường."
• "[BRAND] cảm ơn anh/chị [Tên] đã thanh toán hoá đơn [số]. Biên lai điện tử đã gửi về email [email]."
• "[Công ty tài chính]: Kỳ thanh toán [kỳ] của hợp đồng [số] đến hạn [ngày], số tiền [tiền]. Thanh toán qua [kênh]. Hotline [SĐT]."
• "[Chung cư]: Phí quản lý tháng [tháng] căn [số] là [tiền], hạn [ngày]. Thanh toán qua app [tên] hoặc văn phòng BQL."

3. Mẫu nhắc lịch hẹn, lịch khám

• "[Phòng khám] nhắc anh/chị [Tên] lịch khám lúc [giờ] ngày [ngày] tại [địa chỉ], BS [tên]. Vui lòng đến trước 10 phút. Đổi lịch: [SĐT]."
• "[Nha khoa]: Lịch hẹn của [Tên] còn 2 giờ nữa ([giờ]). Mình đang đến chứ ạ? Trả lời 1 để xác nhận, 2 để đổi lịch."
• "[Salon] xác nhận lịch [dịch vụ] của chị [Tên] lúc [giờ] ngày [ngày] với [thợ]. Hẹn gặp chị!"
• "[Trung tâm] nhắc học viên [Tên]: buổi học [môn] lúc [giờ] ngày mai tại phòng [số]. Mang theo [tài liệu]."
• "[Ngân hàng] nhắc anh/chị [Tên] lịch hẹn giao dịch tại [chi nhánh] lúc [giờ] ngày [ngày]. Mang theo CCCD. Đổi lịch: [SĐT]."
• "[Gara] nhắc anh [Tên] lịch bảo dưỡng xe [biển số] lúc [giờ] ngày [ngày]. Dự kiến 2 giờ. Xác nhận tại [link]."
• "[Phòng khám thú y] nhắc [Tên]: bé [tên thú cưng] có lịch tiêm phòng ngày [ngày] lúc [giờ]. Nhớ mang sổ tiêm ạ."
• "[Studio] nhắc [Tên] lịch chụp lúc [giờ] ngày [ngày] tại [địa chỉ]. Vui lòng đến sớm 15 phút để chuẩn bị trang phục."

>>> Xem thêm: Tin ZNS nhắc lịch hẹn: giải quyết nỗi lo khách bỏ lỡ cuộc hẹn

4. Mẫu nhắc gia hạn dịch vụ, hợp đồng

• "[BRAND]: Gói [dịch vụ] của anh/chị [Tên] hết hạn ngày [ngày]. Gia hạn trước [ngày] để giữ ưu đãi [x]%. Gia hạn tại [link]."
• "[Bảo hiểm] nhắc anh/chị [Tên]: hợp đồng [số] đến kỳ đóng phí ngày [ngày], số tiền [tiền]. Đóng phí đúng hạn để hợp đồng không mất hiệu lực."
• "[Gym]: Thẻ tập của [Tên] còn 7 ngày. Gia hạn ngay hôm nay nhận thêm 1 tháng. Chi tiết tại quầy lễ tân hoặc [link]."
• "[Phần mềm]: Tài khoản [email] hết hạn dùng thử ngày [ngày]. Nâng cấp tại [link] để không mất dữ liệu."
• "[Nhà mạng/Internet]: Gói cước [tên] của thuê bao [số] hết hạn [ngày]. Nạp/gia hạn để không gián đoạn kết nối."
• "[Đăng kiểm/Bảo hiểm xe]: Xe [biển số] của anh [Tên] hết hạn [đăng kiểm/bảo hiểm] ngày [ngày]. Đặt lịch tại [link]."

5. Mẫu nhắc nhận hàng, hoàn tất đơn

• "[Shop]: Đơn [Mã đơn] của [Tên] đang ở bưu cục [tên], vui lòng nhận trước [ngày] để không bị hoàn về. Hotline [SĐT]."
• "[Shop] nhắc [Tên]: shipper sẽ giao đơn [Mã đơn] trong hôm nay [khung giờ]. Mình để ý điện thoại giúp em nhé."
• "[Shop]: Giỏ hàng của [Tên] còn [sản phẩm] chưa thanh toán. Hoàn tất trong 24 giờ để giữ giá [giá]. Link: [link]."
• "[Sàn]: Đơn [Mã đơn] giao không thành công lần 1 ngày [ngày]. Vui lòng xác nhận lại địa chỉ, số điện thoại tại [link]."
• "[Shop]: Đơn [Mã đơn] chưa được xác nhận thanh toán. Mình đã chuyển khoản vui lòng gửi ảnh biên lai qua [Zalo/hotline] ạ."
• "[Shop] nhắc [Tên]: mã giảm [MÃ] của mình hết hạn ngày [ngày]. Dùng ngay tại [link]."

>>> Xem thêm: 50+ mẫu tin nhắn trả lời nhanh cho shop và CSKH

6. Mẫu nhắc bảo hành, bảo dưỡng

• "[Điện máy]: Sản phẩm [tên] của anh/chị [Tên] còn bảo hành đến [ngày]. Có vấn đề vui lòng liên hệ [SĐT] trước hạn."
• "[Gara] nhắc anh [Tên]: xe [biển số] đến kỳ bảo dưỡng [km/tháng]. Đặt lịch tại [link], ưu đãi [x]% công."
• "[Điều hoà/Máy lọc]: Đã đến kỳ vệ sinh, thay lõi cho máy [tên] của anh/chị [Tên]. Đặt lịch kỹ thuật: [SĐT]."
• "[Thiết bị]: Gói bảo trì định kỳ của [Công ty KH] đến hạn ngày [ngày]. Kỹ thuật viên sẽ liên hệ xếp lịch trong tuần."
• "[Điện máy]: Lịch giao và lắp [sản phẩm] của anh/chị [Tên] vào [giờ] ngày [ngày]. Kỹ thuật viên [tên], SĐT [số]."

7. Mẫu nhắc lịch cho spa, thẩm mỹ, nha khoa

• "[Spa] nhắc chị [Tên]: buổi [số] liệu trình [tên] vào [giờ] ngày [ngày] với KTV [tên]. Đến đúng giờ để giữ hiệu quả liệu trình nhé."
• "[Spa]: Chị [Tên] còn [số] buổi trong liệu trình [tên], hạn dùng đến [ngày]. Đặt lịch buổi tiếp theo tại [link] ạ."
• "[Thẩm mỹ viện] nhắc chị [Tên] lịch tái khám sau [dịch vụ] ngày [ngày]. Vui lòng nhịn ăn/tránh trang điểm theo hướng dẫn."
• "[Nha khoa]: Đã 6 tháng từ lần lấy cao răng của [Tên]. Đặt lịch kiểm tra định kỳ tại [link], miễn phí khám."
• "[Salon]: Chị [Tên] đã 4 tuần kể từ lần nhuộm [màu]. Đặt lịch dặm chân tóc tuần này giảm [x]%."
• "[Spa] nhắc chị [Tên] lịch [dịch vụ] còn 2 giờ. Trả lời 1 để xác nhận, 2 để đổi lịch. Cảm ơn chị."
• "[Nha khoa] nhắc [Tên]: lịch chỉnh nha định kỳ ngày [ngày] lúc [giờ]. Không đến đúng hẹn có thể kéo dài thời gian niềng."

8. Thời điểm gửi và cách tự động hoá

Tự động hoá: nối phần mềm quản lý (CRM, bán hàng, quản lý phòng khám, spa) với API gửi tin; đặt quy tắc theo sự kiện (tạo lịch, đến hạn, hàng đến bưu cục), hệ thống tự gửi đúng mốc, ưu tiên ZNS và tự chuyển SMS khi không nhận. Đo tỷ lệ đến hẹn, tỷ lệ thanh toán đúng hạn trước và sau khi bật nhắc để thấy hiệu quả.

>>> Xem thêm: Cách gửi tin nhắn nhắc lịch khách hàng cho ngành nhà hàng, khách sạn

9. Câu hỏi thường gặp

Tin nhắn nhắc nhở có bị coi là tin quảng cáo không?

Không, nếu nhắc về giao dịch đã có (lịch hẹn, hoá đơn, gia hạn) và không chèn khuyến mãi. Chèn ưu đãi thì tin trở thành quảng cáo và phải theo quy định về đồng ý, giờ gửi.

Nên nhắc mấy lần?

Tối đa 2 lần cho một việc qua tin nhắn; lần 3 nên gọi điện hoặc nhắn trực tiếp.

Nên dùng SMS hay Zalo để nhắc?

Zalo ZNS cho phép nút xác nhận, đổi lịch, thanh toán và rẻ hơn; SMS Brandname đến mọi máy. Gửi ZNS trước, SMS dự phòng.

Làm sao chèn tên khách, giờ hẹn vào hàng nghìn tin?

Dùng mẫu có biến [Tên], [giờ], [ngày] trên nền tảng gửi tin; tải danh sách kèm các cột tương ứng hoặc gửi qua API từ phần mềm quản lý.

Khách không có Zalo thì sao?

Hệ thống tự chuyển sang SMS hoặc gọi thoại nếu ZNS không gửi được.

Kết luận

Tin nhắn nhắc nhở khách hàng hiệu quả khi nói rõ việc, thời hạn và cách làm ngay, gửi đúng mốc và không quá 2 lần. Chọn mẫu theo tình huống, cá nhân hoá bằng biến, gửi qua tên thương hiệu và tự động hoá theo sự kiện để không còn khách quên hẹn, quên thanh toán.

eSMS cung cấp SMS Brandname, Zalo ZNS và API gửi tin nhắc nhở tự động theo sự kiện, tích hợp với phần mềm quản lý sẵn có. Liên hệ để được tư vấn kịch bản nhắc nhở theo ngành.

Nguồn tham khảo: Nghị định 91/2020/NĐ-CP – Cổng thông tin Chính phủ, Nên nhắc lịch trước bao lâu – Nhắc Lịch Hẹn.

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

• Website: https://esms.vn/
• Hotline: 0901 888 484
• Email: cs@vihatgroup.com

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP VIHAT

• Trụ sở: 140 - 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.
• Chi Nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy.
• Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.