Để có một sự kiện thành công, không chỉ cần ý tưởng sáng tạo và khâu tổ chức chuyên nghiệp, mà còn phải đảm bảo mỗi khách mời đều có trải nghiệm mượt mà. Việc ứng dụng ZNS trong tổ chức sự kiện nổi lên như một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin chính xác, đảm bảo vận hành mượt mà từ xác nhận đăng ký, gửi lịch trình đến thông báo quan trọng hay nhắc nhở thay đổi.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Doanh Nghiệp Sử Dụng Tin ZNS Nhanh Chóng Và Chi Tiết

Xác nhận đăng ký tham gia sự kiện

Khi khách hàng hoàn tất việc đăng ký sự kiện, điều quan trọng là họ phải nhận được xác nhận nhanh chóng và chính xác. ZNS cho phép doanh nghiệp gửi thông báo qua Zalo ngay lập tức, đảm bảo khách hàng yên tâm về việc tham gia. Tin nhắn có thể bao gồm các thông tin như: Tên sự kiện, thời gian địa điểm cụ thể, chi tiết liên lạc hỗ trợ, mã QR dùng để check-in nhanh chóng…

Xác nhận nhanh chóng qua ZNS sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp, giảm bớt lo lắng cho người tham gia. Tránh trường hợp khách hàng không nhận được thông tin bị lỗi ở các kênh liên lạc khác: không nhận được SMS, thất lạc email…

Ví dụ thực tế: Một công ty tổ chức hội thảo doanh nghiệp gửi thông báo qua ZNS như sau:
"Cảm ơn anh/chị Nguyễn Văn A đã đăng ký tham dự hội thảo ‘Kinh doanh trong kỷ nguyên số’. Sự kiện sẽ diễn ra vào lúc 9h00, ngày 20/01/2025, tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Hà Nội. Vui lòng mang theo mã QR này [Mã QR] để check-in. Mọi thắc mắc, liên hệ hotline: 0909 xxx xxx."

Ứng dụng ZNS trong tổ chức sự kiện để gửi lịch trình 

Khách hàng tham gia thường cần biết chính xác lịch trình để sắp xếp thời gian hợp lý. Với ZNS, ban tổ chức có thể gửi toàn bộ lịch trình sự kiện dưới dạng tin nhắn qua Zalo, dễ xem và lưu trữ. Tin nhắn có thể được tùy chỉnh với các thông tin: Các phiên họp hoặc hoạt động cụ thể, thời gian, địa điểm của từng phần trong sự kiện. Gợi ý những điểm lưu ý quan trọng (ví dụ: trang phục, giấy tờ cần mang theo).

Việc này sẽ giúp khách hàng không bị bối rối khi tham gia sự kiện lớn. Giảm thiểu sự chậm trễ hoặc nhầm lẫn do thiếu thông tin.

Ví dụ thực tế: Trước buổi workshop về quản trị nhân sự, ban tổ chức gửi thông báo: *"Anh/chị thân mến, cảm ơn đã đăng ký workshop ‘Kỹ năng lãnh đạo nhân sự’. Lịch trình chi tiết:

8h30: Check-in và đón khách.

9h00: Mở đầu với phần giới thiệu từ diễn giả.

10h30: Phiên thảo luận nhóm.

12h00: Kết thúc.
Địa điểm: KS InterContinental Landmark 72, Hà Nội. Hẹn gặp anh/chị!"*

Nhắc nhở sự kiện sắp diễn ra

Dù đã đăng ký, khách mời đôi khi quên mất sự kiện vì lịch trình bận rộn. Tin nhắn nhắc nhở qua ZNS sẽ giúp họ không bỏ lỡ. Nội dung thường bao gồm: Thời gian và địa điểm sự kiện, gợi ý chuẩn bị (trang phục, đồ dùng, giấy tờ), đường link hướng dẫn đường đi hoặc thông tin hỗ trợ.

>>> Xem thêm: Quy Trình Đăng Ký Zalo ZNS Template Và Những Lưu Ý Quan Trọng

Các thông báo này sẽ giúp khách không bỏ sót sự kiện. Tăng tỷ lệ tham dự và tạo cảm giác chu đáo từ phía ban tổ chức.

Ví dụ thực tế: Trước buổi hòa nhạc lớn, ban tổ chức gửi tin nhắn: "Anh/chị Nguyễn Văn A, chỉ còn 2 giờ nữa, buổi hòa nhạc ‘Giai điệu Tết 2025’ sẽ bắt đầu tại Nhà hát Lớn Hà Nội. Cửa check-in mở từ 18h00. Vui lòng mang theo mã QR để vào cổng. Hotline hỗ trợ: 0909 xxx xxx."

Thông báo thay đổi lịch trình hoặc địa điểm

Trong các sự kiện lớn, đôi khi thay đổi lịch trình hoặc địa điểm là không thể tránh khỏi. Thông qua ZNS, ban tổ chức có thể ngay lập tức thông báo cho tất cả khách mời những thay đổi này. Tin nhắn có thể được gửi kèm theo bản đồ hoặc hướng dẫn di chuyển để đảm bảo khách không gặp khó khăn. Giảm thiểu bất tiện cho khách mời trong trường hợp thay đổi đột xuất. Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa ban tổ chức và người tham dự.

Ví dụ thực tế: Hội chợ thương mại quốc tế đột ngột thay đổi địa điểm do thời tiết. Tin nhắn ZNS gửi đi như sau: "Do tình hình thời tiết không thuận lợi, hội chợ Thương mại Quốc tế 2025 sẽ được chuyển vào Hội trường A, Trung tâm Triển lãm SECC, Quận 7, TP.HCM. Thời gian không thay đổi: 8h00-17h00 ngày 22/01/2025. Mong quý khách thông cảm!"

Check-in bằng mã QR

Thay vì phải xuất trình vé giấy hoặc xác nhận email, khách mời chỉ cần dùng mã QR đã nhận qua Zalo để quét check-in tại cổng. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc độ xử lý cho ban tổ chức. Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian check-in. Tránh thất lạc vé hoặc giấy tờ xác nhận.

Ví dụ thực tế: Hội nghị quốc tế gửi mã QR cho khách mời: "Cảm ơn anh/chị đã đăng ký hội nghị ‘Đổi mới sáng tạo toàn cầu’. Đây là mã QR của anh/chị: [Mã QR]. Vui lòng sử dụng mã này để check-in vào ngày 25/01/2025 tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia Hà Nội."

Gửi voucher khuyến mãi và khảo sát ý kiến

Sau sự kiện, việc giữ kết nối với khách hàng là rất quan trọng. ZNS có thể hỗ trợ gửi các mã giảm giá, khuyến mãi, hoặc ưu đãi tham gia sự kiện tiếp theo. Khảo sát nhanh để thu thập ý kiến khách mời, cải thiện chất lượng tổ chức.

Từ đó gia tăng sự hài lòng và gắn kết khách hàng. Thu thập dữ liệu quý giá để cải thiện sự kiện sau.

Ví dụ thực tế: Sau một buổi triển lãm, ban tổ chức gửi tin nhắn: "Cảm ơn anh/chị đã tham dự triển lãm công nghệ AI 2025. Để tri ân, chúng tôi tặng mã giảm giá 10% cho sự kiện tiếp theo. Mời anh/chị hoàn thành khảo sát ngắn tại đây: [Link khảo sát]. Mã ưu đãi: AI2025."

Cập nhật thông tin khẩn cấp trong thời gian thực

Trong các sự kiện trực tiếp, tình huống bất ngờ như thay đổi diễn giả, tạm dừng chương trình, hoặc yêu cầu khẩn cấp từ ban tổ chức thường xảy ra. ZNS cho phép gửi thông báo ngay lập tức đến từng khách mời thông qua Zalo cá nhân, giúp khách hàng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng. Đảm bảo thông tin đến đúng người, đúng thời điểm. Tránh gây hoang mang hoặc gián đoạn cho người tham dự.

Ví dụ thực tế: Tại một hội thảo công nghệ, diễn giả chính bị thay đổi phút chót. Ban tổ chức gửi thông báo: "Kính gửi anh/chị, vì lý do sức khỏe, diễn giả ông Nguyễn Văn A không thể tham dự buổi thảo luận ‘Tương lai AI trong doanh nghiệp’. Buổi nói chuyện sẽ do bà Lê Thu Hằng – chuyên gia AI hàng đầu từ Đại học Quốc gia đảm nhận. Xin cảm ơn sự thông cảm của quý khách."

Hỗ trợ xử lý vé mời nhóm hoặc công ty

Đối với các sự kiện có khách mời đăng ký theo nhóm hoặc công ty, ZNS có thể gửi mã QR nhóm hoặc mã riêng từng người, kèm theo thông tin về khu vực ngồi chung, dịch vụ đặc biệt dành riêng cho nhóm. Việc quản lý vé mời nhóm sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Tăng sự thuận tiện cho các khách mời thuộc cùng một nhóm.

Ví dụ thực tế: Một công ty gửi 10 nhân viên tham gia hội thảo. Ban tổ chức gửi thông báo qua ZNS: "Cảm ơn Công ty ABC đã đăng ký tham dự hội thảo ‘Chiến lược Kinh doanh bền vững’. Mã QR nhóm: [Mã QR]. Khu vực ngồi dành riêng: dãy D. Chúng tôi rất mong được đón tiếp!"

Hướng dẫn chi tiết đường đi và nơi đỗ xe

Đối với các sự kiện lớn tổ chức tại trung tâm hội nghị hoặc địa điểm không quen thuộc, việc hướng dẫn cụ thể đường đi, khu vực gửi xe, và lối vào là rất cần thiết. ZNS có thể gửi tin nhắn kèm bản đồ hoặc link Google Maps, giúp khách tham dự dễ dàng di chuyển. Tăng tính tiện lợi cho khách mời. Giảm thiểu thời gian tìm kiếm và sự khó chịu khi không biết hướng đi.

Ví dụ thực tế: Trước ngày hội nghị, khách mời nhận được tin nhắn: "Hội nghị ‘Đổi mới sáng tạo 2025’ sẽ diễn ra tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia Hà Nội. Lối vào chính tại cổng số 3, khu vực gửi xe tầng hầm B2. Hướng dẫn đường đi: [Link Google Maps]. Mọi thắc mắc, xin liên hệ hotline: 0988 xxx xxx."

>>> Xem thêm: Tin ZNS Bị Từ Chối Vì Sao? Cách Khắc Phục Nhanh Chóng Nhất

Gửi thông tin chương trình ưu tiên VIP

Với các khách hàng VIP hoặc diễn giả, ZNS giúp ban tổ chức cá nhân hóa thông tin, chẳng hạn như thông báo về lối vào riêng, khu vực ngồi đặc biệt, hoặc các dịch vụ hỗ trợ cao cấp. Tạo sự khác biệt và tăng cường sự hài lòng của khách mời VIP. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của ban tổ chức.

Ví dụ thực tế: Trước ngày diễn ra sự kiện, khách VIP nhận tin nhắn: "Kính gửi anh/chị Nguyễn Văn B, là khách mời VIP của sự kiện ‘Gala Doanh nhân 2025’, anh/chị vui lòng sử dụng lối vào VIP tại cổng số 2. Khu vực ngồi dành riêng: bàn số 1, gần sân khấu. Đội ngũ hỗ trợ luôn sẵn sàng phục vụ anh/chị. Xin cảm ơn và hẹn gặp!"

Phát thông báo hoặc lời nhắc trong thời gian sự kiện

Trong các sự kiện kéo dài nhiều giờ hoặc nhiều ngày, ZNS có thể được sử dụng để phát các thông báo quan trọng hoặc nhắc nhở khách mời về các hoạt động sắp diễn ra, tránh bỏ lỡ những phần quan trọng. Khách hàng sẽ luôn được cập nhật đầy đủ thông tin. Đảm bảo mọi người tham gia đúng giờ và đúng nơi.

Ví dụ thực tế: Trong ngày đầu tiên của hội chợ, ban tổ chức gửi thông báo: "Anh/chị Nguyễn Văn A, buổi giới thiệu sản phẩm mới từ thương hiệu X sẽ diễn ra vào lúc 14h00 tại Gian hàng số 25, khu vực C. Rất mong sự tham dự của anh/chị!"

Ứng dụng ZNS trong tổ chức sự kiện để gửi tài liệu sau khi chương trình kết thúc

Sau khi sự kiện kết thúc, ZNS cho phép gửi tài liệu tóm tắt, bản trình bày của diễn giả, hoặc các voucher quà tặng đến từng khách mời. Điều này giúp tiếp tục tương tác với khách hàng và để lại ấn tượng tốt. Tạo giá trị gia tăng sau sự kiện. Tăng cường tương tác và gắn kết với khách hàng.

Ví dụ thực tế: Sau buổi hội thảo, khách mời nhận được tin nhắn: "Cảm ơn anh/chị đã tham dự hội thảo ‘Thách thức và cơ hội năm 2025’. Tài liệu trình bày của diễn giả được gửi tại đây: [Link tải]. Hy vọng gặp lại anh/chị ở các sự kiện tiếp theo!"

>>> Xem thêm: Ứng Dụng ZNS Trong Ngành Bán Lẻ: Tiếp Cận Triệu Khách Hàng Mỗi Ngày

Nhắc nhở thời gian check-out cho sự kiện kéo dài

Đối với các sự kiện kéo dài như hội chợ, triển lãm hoặc khóa học, ZNS có thể nhắc nhở khách mời về thời gian kết thúc, yêu cầu check-out hoặc trả lại thiết bị hỗ trợ. Đảm bảo khách hàng không quên các quy định quan trọng. Giảm thiểu vấn đề hậu cần cho ban tổ chức.

Ví dụ thực tế: Triển lãm thiết bị công nghệ gửi thông báo ngày cuối: "Kính gửi anh/chị, triển lãm ‘Công nghệ 2025’ sẽ kết thúc vào lúc 17h00 hôm nay. Quý khách vui lòng trả lại thiết bị hỗ trợ tại quầy lễ tân trước giờ đóng cửa. Xin cảm ơn!"

Có thể thấy, ứng dụng ZNS trong tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin, mà còn là giải pháp nâng cao trải nghiệm khách mời, tối ưu hóa quy trình tổ chức và khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:

Website: https://esms.vn/

Hotline: 0901 888 484

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: 140 - 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh.

Chi Nhánh Hà Nội: Tòa nhà An Hưng, 85-87 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy.

Chi Nhánh Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh.