Zalo Cloud hỗ trợ doanh nghiệp xuất hóa đơn cho các khoản tiền nạp vào tài khoản ZCA (Zalo Cloud Account), giúp quản lý tài chính và giao dịch minh bạch. Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định và yêu cầu cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để đảm bảo doanh nghiệp có thể thực hiện xuất hóa đơn trên Zalo Cloud chính xác và đúng quy định.
>>> Xem thêm: Những Điều Cần Lưu Ý Về Tiêu Chuẩn Phê Duyệt ZNS Trên Zalo
Trước khi tiến hành nạp tiền vào tài khoản ZCA, dù qua nạp trực tuyến hay chuyển khoản nhanh, doanh nghiệp cần chọn mục “Xuất hóa đơn”. Điều này giúp hệ thống ghi nhận yêu cầu và tạo hóa đơn tương ứng với giao dịch nạp tiền. Đây là bước quan trọng, nếu bỏ qua, hệ thống sẽ không xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.
Khi yêu cầu xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
Tên công ty.
Mã số thuế.
Địa chỉ công ty (thông tin dùng để xuất hóa đơn).
Email nhận hóa đơn.
Ngoài ra, khi nạp tiền, doanh nghiệp cần đồng thời thực hiện 2 bước sau:
Chọn “Xuất hóa đơn” và nhập chính xác Nội dung chuyển khoản là “HDDN” (Hóa đơn doanh nghiệp).
Nhập Nội dung chuyển khoản đúng là “HDDN”.
Lưu ý: Nếu bỏ qua một trong hai bước trên, hệ thống sẽ tự động hiểu rằng doanh nghiệp không có nhu cầu xuất hóa đơn cho giao dịch này.
>>> Xem thêm: Tạo Mẫu ZNS Hoàn Hảo: Đặt Đúng Mục Đích, Phê Duyệt Siêu Tốc!
Hóa đơn sẽ được xuất dựa trên tổng số tiền nạp trong tháng, không phân biệt số lần nạp. Các giao dịch nạp tiền trong tháng sẽ được gộp lại và xuất hóa đơn với thông tin doanh nghiệp đã cung cấp.
Ví dụ:
Tháng 8/2024: Khách hàng nạp 3 giao dịch, mỗi giao dịch trị giá 2,000,000 VNĐ với thông tin xuất hóa đơn là công ty Y. Hóa đơn sẽ ghi tổng số tiền là 6,000,000 VNĐ cho công ty Y.
Tháng 9/2024: Khách hàng nạp 2 giao dịch, một giao dịch 2,000,000 VNĐ cho công ty A và một giao dịch 8,000,000 VNĐ cho công ty B. Doanh nghiệp sẽ nhận được 2 hóa đơn riêng cho hai công ty này.
Nếu tại thời điểm xuất hóa đơn, mã số thuế của doanh nghiệp không tồn tại, không hoạt động hoặc bị tạm ngưng, hệ thống Zalo sẽ xuất hóa đơn dưới dạng hóa đơn cá nhân.
Nếu doanh nghiệp nạp tiền qua nhiều kênh (ví dụ: nạp trực tuyến và chuyển khoản nhanh), hệ thống sẽ xuất các hóa đơn riêng biệt cho từng kênh giao dịch. Số tiền trên hóa đơn tương ứng với tổng số tiền đã nạp qua từng kênh.
Nếu thông tin trên hóa đơn (ví dụ: tên công ty hoặc địa chỉ) bị sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình sau để điều chỉnh:
Bước 1: Tải mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn từ Zalo Cloud và điền đầy đủ thông tin yêu cầu.
Bước 2: Ký tên, đóng dấu và gửi 2 bản cứng kèm theo hóa đơn sai thông tin về địa chỉ của Zalo Cloud, cùng thông tin liên hệ để nhận lại biên bản điều chỉnh.
Lưu ý: Zalo Cloud chỉ hỗ trợ điều chỉnh tên công ty và địa chỉ, không thay đổi pháp nhân hay nội dung khác trên hóa đơn.
Zalo Cloud sẽ không hỗ trợ điều chỉnh, hủy hoặc xuất lại hóa đơn trong các trường hợp sau:
Khách hàng cung cấp sai mã số thuế.
Khách hàng thay đổi thông tin pháp nhân mà không thông báo trước.
Hóa đơn cá nhân muốn chuyển thành hóa đơn doanh nghiệp.
Khách hàng thay đổi thông tin xuất hóa đơn mà không thông báo trước với bộ phận chăm sóc khách hàng qua email.
>>> Xem thêm: Tạo Mẫu Thông Báo ZNS Đột Phá – Tăng Hiệu Suất Gửi Tin Hiệu Quả
Trong trường hợp khách hàng quên chọn mục "Nhận hóa đơn" khi nạp tiền, cần gửi email tới bộ phận chăm sóc khách hàng trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm giao dịch thành công. Email cần cung cấp các thông tin sau:
Mã tài khoản ZCA
Thông tin xuất hóa đơn (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn).
Đính kèm ủy nhiệm chi hoặc ảnh chụp màn hình giao dịch.
Lưu ý: Nếu sau 24 giờ doanh nghiệp không gửi yêu cầu, Zalo Cloud sẽ mặc định doanh nghiệp không có nhu cầu nhận hóa đơn và sẽ không hỗ trợ xuất lại.
Sau khi nạp tiền thành công, hóa đơn sẽ được hệ thống xuất trong khoảng 7-14 ngày làm việc. Doanh nghiệp nên lưu ý để không ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính.
Quá trình xuất hóa đơn trên Zalo Cloud đòi hỏi sự chính xác trong việc cung cấp thông tin và tuân thủ các quy trình rõ ràng. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chú ý thực hiện đầy đủ các bước từ khâu chuẩn bị đến khi nhận hóa đơn. Trong trường hợp có sai sót, hãy liên hệ bộ phận CSKH sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời.
Để biết thêm thông tin về dịch vụ, liên hệ ngay với chúng tôi:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)
